Главная / Статьи / О работе филиалов ГКУСО «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области
О работе филиалов ГКУСО «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области
Государственное казенное учреждение Свердловской области
«Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»
С. В. Шипицина
Доклад на коллегию Управления архивами Свердловской области
О ходе выполнения решения коллегии Управления архивами Свердловской области от 29.10.2010 №1 «О работе филиалов ГКУСО «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»
Слайд 1
Особенностью Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» является наличие 6 филиалов во всех управленческих округах Свердловской области. (Слайд 2) Филиалы являются обособленными подразделениями Архива, расположенными вне места его нахождения (вне г. Екатеринбурга) на территории соответствующих управленческих округов Свердловской области и осуществляющими все его функции, в том числе функции представительства. Филиалы не является юридическими лицами, ответственность за деятельность филиалов несет Архив.
Непосредственно о выполнении решения коллегии.
1. Обеспечить выполнение плановых показателей.
(Слайд 3) На слайдах представлены основные показатели работы архива и филиалов за 2011г. – 9 месяцев 2013 года, Вашему вниманию представлены плановые и отчетные цифры как по учреждению в целом, так и конкретно по каждому филиалу и головному архиву:
- Улучшение физического состояния документов (подшивка);
- Описание документов по личному составу (Слайд 4);
- Оказание государственной услуги по предоставлению оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (Слайд 5). На экране представлены плановые и отчетные показатели исполнения запросов социально- правового характера.
- Прием документов по личному составу. С данным показателем связано решение коллегии: (Слайд 6)
2. Активизировать работу с конкурсными управляющими ликвидируемых предприятий и организаций.
Ежегодно сотрудниками архива проводится порядка 700 консультаций в рамках оказания организационно- методической помощи ликвидирующимся учреждениям и организациям в определении состава архивных документов, подлежащих сдаче на государственное хранение, в формировании и оформлении дел, в составлении описей, исторических справок, предисловий.
Обращение конкурсных управляющих и ликвидаторов в архив не означает сдачу документов на государственное хранение. Зачастую мы получаем информационные письма об отсутствии документов по личному составу, подлежащих передаче в архив.
На слайде отражен прием документов по личному составу за период 2011 – 9 месяцев 2013 года.
В 2011 году принято 19922 единиц хранения (плановый показатель 12000 ед. хр.) от 117 предприятий и организаций, из них в филиалы принято 13807 единиц хранения.
В 2012 году принято 44108 (плановый показатель 15000 ед. хр.) единиц хранения от 222 предприятий и организаций, из них в филиалы принято 25852 единицы хранения.
За 9 месяцев 2013 года принято 4406 (плановый показатель 17100 ед. хр.) единиц хранения от 60 предприятий и организаций, из них в филиалы принято 3367 единиц хранения.
В 2013 году наблюдается резкий спад в передаче документов по личному составу. Планировался прием документов Екатеринбургского мукомольного завода (2056 ед. хр.) во 2 квартале, в 3 квартале планировалось принять документы ОАО Энергомаш, порядка 20000 ед. хр. В силу сложной экономической ситуации, организации не могут обработать документы, не могут оплатить передачу документов на государственное хранение.
На 01 октября 2013 года в архиве и его филиалах на хранении находятся 1027 фондов, 325761 единица хранения. (Слайд 7)
Итоги работы архива и филиалов с конкурсными управляющими: (Слайд 8)
- за 2011 год заключено 169 договоров передачи документов на государственное хранение на сумму 6 800 618 руб., проведено 300 консультаций в рамках оказания организационно- методической помощи ликвидирующимся учреждениям и организациям;
- за 2012 год заключено 170 договоров передачи документов на государственное хранение на сумму 5 738 895 руб., проведено 664 консультации в рамках оказания организационно- методической помощи ликвидирующимся учреждениям и организациям;
- за 9 месяцев 2013 года заключено 88 договоров передачи документов на государственное хранение на сумму 560 200 руб., проведено 639 консультаций в рамках оказания организационно - методической помощи ликвидирующимся учреждениям и организациям.
- Количество дел, выданных пользователям для исполнения запросов социально- правового характера, сотрудникам управлений Пенсионного фонда, правоохранительным органам: (Слайд 9)
2011 год – 79950 ед. хр.
2012 год – 55716 ед. хр.
9 месяцев 2013 года – 59060 ед. хр.
Это что касается выполнения основных показателей работы.
3. Развитие филиалов.
- Укомплектованность филиалов стеллажным оборудованием. На экране представлено увеличение погонных метров стеллажей за период 2011- 2013 г.г.
(Слайд 10)
В 2011году протяженность архивных полок в филиалах архива увеличилась на 878 погонных метров, из них:
- в филиале в г. Дегтярске – 42 погонных метра,
- в филиале в г. Каменск- Уральском – 308 погонных метров,
- в филиале в г. Артемовском – 168 погонных метров,
- в филиале в г. Карпинске – 360 погонных метров,
В 2012 году протяженность архивных полок в филиалах архива увеличилась на 451 погонный метр, из них:
- в филиале в г. Дегтярске – 96 погонных метров,
- в филиале в г. Артемовском – 198 погонных метров,
- в филиале в г. Кушве – 157 погонных метров,
За 2013 год протяженность архивных полок увеличилась на 658 погонных метров, из них:
- в филиале г. Артемовский -162 погонных метра,
- в филиале г. Дегтярск - 64 погонных метров,
- в филиале г. Ирбит - 240 погонных метров,
- в филиале г. Каменск-Уральский 192 погонных метра.
На сегодня общая протяженность стеллажных полок архива и его филиалов составляет 8061 погонный метр.
- По мере выделения денежных средств происходило приобретение компьютерной техники.
В 2011 году приобретено 12 персональных компьютеров, в каждом филиале был установлен новый компьютер. На 01.01.2012 в архиве было 42 персональных компьютера.
В 2012 году приобретено 9 персональных компьютеров, из них 6 – было направлено в филиалы. На 01.01.2013 в архиве находится 52 персональных компьютера.
С 2011 по 2013 годы во всех филиалах прошли ремонтные работы. В целях создания условий для сохранности документов заменены оконные блоки в архивохранилищах в филиале в г. Артемовском, установлены москитные сетки, выполнена тонировка окон. В результате капитального ремонта в архивохранилище в филиале в г. Дегтярске удалось увеличить полезную площадь на 15%. В текущем году в филиале в г. Дегтярске сделан капитальный ремонт фойе, в соответствии с противопожарными нормами полностью заменена электрическая проводка и система освещения, отремонтированы рабочие кабинеты сотрудников, заменена система отопления. Также в текущем году произведена гидроизоляция коммуникаций в филиале в г. Карпинске, в филиале в г. Кушве установлена водосточная система и система снегозадержания, в филиале в г. Каменск- Уральском произведено утепление стены архивохранилища, в филиале в г. Ирбите заменен участок трубы холодного водоснабжения, отремонтирована входная группа.
4. Организовать и провести в 2011 году аттестацию рабочих мест.
В целях выявления вредных и (или) опасных производственных факторов и осуществления мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда в 2011 году проведена аттестация 69 рабочих мест по условиям труда, из них 33- рабочие места в филиалах. Аттестация проводилась совместно с аттестующей организацией, аккредитованной в порядке, предусмотренном законодательством и внесенной в реестр аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда.
5. Провести в 2011 году энергоаудит в филиалах архива в городах Карпинске и Ирбите.
В соответствии с законодательством Российской Федерации, во исполнение Плана мероприятий по энергосбережению и повышению энергетической эффективности в РФ, направленных на реализацию федерального закона «Об энергосбережении и повышении энергетической эффективности» от 23.11.2009 № 261- ФЗ составлен отчет об энергетическом обследовании зданий архива, на основании которого компанией Экспертный цент «Энергобаланс» составлен энергетический паспорт учреждения. Проведена оценка эффективности использования энергетических ресурсов и разработаны мероприятия по энергосбережению и повышению энергетической эффективности, также определена затратная часть и сроки окупаемости мероприятий. В целях обеспечения рационального использования топливно- энергетических ресурсов и воды, снижения необоснованных расходов на содержание зданий архива разработана Программа по энергосбережению и повышению энергетической эффективности на 2013 – 2017 г.г.
6. Директору филиала архива в г. Артемовском (Коваленко В. М.) оформить документы о передаче помещения филиала в безвозмездное пользование.
На основании решения Комитета по управлению муниципальным имуществом Артемовского городского округа от 24.12.2010 № 469 заключен договор на безвозмездное пользование помещением площадью 566 кв. м. 24 июля 2013 года архивом в адрес главы Артемовского городского округа направлено письмо с просьбой рассмотреть вопрос передачи данного помещения из муниципальной собственности в собственность субъекта Российской Федерации. В настоящее время ждем согласования органа государственной власти, Управления архивами Свердловской области, и Министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области.
7. Директору филиала архива в г. Каменск- Уральском (Обухову А. А.) заключить необходимые договоры и ввести в эксплуатацию помещение филиала архива.
Архивом и Комитетом по управлению имуществом города Каменска- Уральского 30.04.2010 заключен договор о передаче в безвозмездное пользование встроенного нежилого помещения площадью 610,3 кв. м. Архив неоднократно обращался к главе города Каменск – Уральский с просьбой рассмотреть вопрос передачи данного помещения в государственную собственность Свердловской области. В первом письме содержался ответ о том, что вопрос отчуждения объектов недвижимого имущества является компетенцией Городской Думы, а потом направили решение Думы – «отказать в безвозмездной передаче» (решение Городской Думы города Каменск- Уральского от 22.08.2012 № 553).
Необходимо также отметить, в целях эффективного использования имущества, находящегося в оперативном управлении архива, в 2012 году:
- в соответствии с приказом Министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области от 10.10.2012 № 955 изъято из оперативного управления неиспользуемое имущество – нежилое двухэтажное здание, находящееся по адресу: Свердловская область, г. Дегтярск, ул. Гагарина, д. 1, общей площадью 745,5 м²;
- в соответствии с приказом Министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области от 10.10.2012 № 956 изъято из оперативного управления неиспользуемое имущество – часть нежилого здания с пристроями, находящееся по адресу: Свердловская область, г. Дегтярск, ул. Калинина, д. 31а, таким образом общая площадь здания уменьшилась с 9387,4 м² до 2038,4 м².
В результате проведенной технической инвентаризации здания филиала архива в г. Кушве внесены изменения в Реестр государственного имущества Свердловской области (приказ Министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области от 29.10.2012 № 1071). Общая площадь здания филиала архива составляет 936,1 м² (ранее 631 м²), в оперативном управлении архива находятся подвал, 1 и 2 этажи.
В марте 2013 года в Министерство по управлению государственным имуществом Свердловской области архивом было направлено письмо с просьбой рассмотреть вопрос списания двухэтажного нежилого здания, находящегося в г. Волчанске. Архивом была проведена техническая инвентаризация здания, по итогам которой общий процент сохранности здания с учетом физического износа составляет 23%, кроме того, в здании изначально не предусмотрены коммуникации. Ответа из МУГИСО до сих пор мы не получили.
8. Обеспечить создание базы данных «Сведения о наличии и месте хранения документов по личному составу, находящихся на хранении в учреждениях Свердловской области» до декабря 2011 года.
В целях организации работы по предоставлению государственной услуги по предоставлению оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в целях сокращения сроков подготовки архивных справок в архиве ведется база данных «Сведения о наличии и месте хранения документов по личному составу, находящихся на хранении в учреждениях Свердловской области». База данных проста в заполнении и рассчитана на широкий круг пользователей. В базе данных сконцентрирована информация о документах по личному составу, находящихся на хранении в муниципальных архивных учреждениях, архиве и его филиалах.
За 2011 год в базу данных было введено 1317 тематических записей, в 2012 году – 794, за 9 мес. 2013 года – 1739. Всего на 01.10.2013 г. в тематическую базу данных введено 14340 записей. Информационный объем базы данных «Сведения о наличии и месте хранения документов по личному составу Свердловской области» составляет 8,32 Мб. (Слайд 11)
Необходимо сказать, что архивом также ведется список ликвидированных организаций, не передавших документы по личному составу на хранение ввиду их отсутствия. Список составляется на основании писем конкурсных управляющих и ликвидирующих организаций.
Говоря о деятельности филиалов архива, необходимо осветить еще один аспект их работы – сотрудничество в сфере архивного дела с муниципальными архивами Свердловской области.
Управлением архивами Свердловской области был разработан план взаимодействия в сфере архивного дела с муниципальными архивами Свердловской области. В целях реализации данного плана в 2013 году был организован и проведен ряд мероприятий.
Филиал архива в Горнозаводском управленческом округе, г. Кушва:
- Ко Дню местного самоуправления совместно с муниципальным архивом Кушвинского городского округа 16 апреля 2013 года была организована и проведена выставка на тему: «Этапы становления местного самоуправления».
- Татищевские (малые) краеведческие чтения, посвященные 70-летию создания Уральского добровольческого танкового корпуса. Данное мероприятие было проведено совместно с МКУ Кушвинского городского округа «Административно-ресурсный центр», Муниципальным музеем и библиотекой. В мероприятии приняли участие 54 человека – это краеведы, учителя истории, работники музея, учащиеся школ из городов Кушва, Верхняя Тура, поселка Баранчинского.
- С принятием Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011-2015 годы» задачи по патриотическому, духовному и нравственному воспитанию подрастающего поколения выдвигаются как первоочередные задачи государства и общества. В настоящее время у филиала архива установились тесные творческие взаимоотношения с общеобразовательными и дошкольными учреждениями Кушвинского городского округа. На базе филиала архива проходят открытые уроки для школьников, экскурсии для школьников и дошкольников.
- 20 июня 2013 года в филиале архива Горнозаводского управленческого округа Управлением архивами Свердловской области было организовано и проведено совещание-семинар для руководителей муниципальных архивов в муниципальных образованиях Горнозаводского и Северного управленческих округов Свердловской области. В работе семинара принимали участие 28 специалистов, руководители муниципальных архивов и сотрудники Управления архивами Свердловской области.
Также руководители архива Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижнего Тагила» и филиала архива Горнозаводского управленческого округа провели ряд встреч по обмену опытом. На встречах обсуждались вопросы по комплектованию архивными документами, исполнению социально-правовых запросов граждан, взаимодействию с учреждениями Пенсионного фонда.
Управлением архивами Свердловской области утвержден план мероприятий на 2014 год по взаимодействию в сфере архивного дела с муниципальными архивами Свердловской области. В рамках данного плана филиалы архива проведут мероприятия во всех управленческих округах Свердловской области в городах Кировоград, Кушва, Верхняя Тура, Красноуральск, Верхнее Дуброво, Алапаевск, Дегтярск, Ревда, Бисерть, в поселке Махнево.
Таким образом, решение коллегии Управления архивами Свердловской области от 29.10.2010 №1 выполнено.
Дата публикации: 27 ноября 2013 | Категория: Статьи
Свежие публикации данной категории
21 декабря 2023 «Профсоюзные деятели Свердловской области»
30 ноября 2023 "Первые в СССР" - Архивные ведомости, №11 (269) от 30 ноября 2023 г.
31 октября 2023 "Будущих архивистов нужно увлечь" - Архивные ведомости, №10 (268) от 31 октября 2023 г.
20 октября 2023 На хранении - история предприятий (статья в газете "Ирбитская жизнь" от 20 октября 2023 г.)
13 июля 2023 "Идет поиск: добровольцы из Дегтярска. Кто они?" (статья в газете "За большую Дегтярку" от 12.07.2023 г.)
30 апреля 2023 Статья в газете «Архивные ведомости» № 4 (262)
28 февраля 2023 Статья в газете «Архивные ведомости» № 2 (260)
17 ноября 2022 Статья в газете "За большую Дегтярку" №45 от 16.11.2022
23 сентября 2022 Статья в газете "Карпинский рабочий" 35 (13165) от 31 августа 2022 г.
8 июня 2022 Статья в газете "Архивные ведомости" № 5(251) от 30.05.2022 г