Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом, архивными учреждениями субъектов УрФО

Государственное казенное учреждение Свердловской области 

«Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»

С. В. Шипицина

 

 (13-14 июня 2013 года, г. Ханты-Мансийск)

 

Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом, архивными учреждениями субъектов УрФО

 

В 2009 году (24.09.2009) вышел Федеральный закон № 213- ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признания утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования». Данный закон внес изменения и в законодательство о пенсионном обеспечении граждан, и в законодательство о социальных гарантиях государства. В целях реализации данного Федерального закона, а также в целях дальнейшего взаимодействия государственных архивов Свердловской области, муниципальных органов и учреждений в Свердловской области (далее государственные и муниципальные архивы) и территориальных управлений Отделения Пенсионного фонда РФ по Свердловской области Управлением архивами по Свердловской области и Отделением ПФР по Свердловской области был разработан и утвержден План совместных мероприятий. Необходимо отметить, что Отделение Пенсионного фонда по Свердловской области координирует работу 56 управлений: 7 управлений города Екатеринбурга и 49 территориальных управлений в городах и районах Свердловской области, в свою очередь, в архивную службу Свердловской области входят семь областных государственных архивов, четыре из которых находятся в г. Екатеринбурге, три расположены в городах области. Сеть архивных органов и учреждений на территории Свердловской области включает в себя 80 муниципальных архивов. 

 

В соответствии с планом совместных мероприятий Отделению Пенсионного фонда по Свердловской области (далее - Пенсионный фонд) были представлены требования по оформлению архивных справок, архивных копий и архивных выписок, подготовлены и переданы отраслевая база данных «Сведения о наличии и месте хранения документов по личному составу, находящихся на хранении в архивных учреждениях Свердловской области», а также перечень архивных учреждений Свердловской области с указанием почтовых адресов, телефонов, электронной почты. Со стороны Пенсионного фонда требовалось вести активную работу с государственными и муниципальными архивами в рамках заблаговременной работы по назначению пенсий, организовать направление территориальными органами Пенсионного фонда в архивные учреждения оформленных в установленном порядке запросов как на бумажном носителе, так и в электронном виде. 

 

В конце 2011 года (28.10.2011) состоялось совещание с участием представителей Отделения ПРФ и Управления архивами Свердловской области, на котором рассматривался вопрос организации электронного документооборота органов Пенсионного фонда и архивных органов Свердловской области. При попытке организовать электронный документооборот между Государственным архивом документов по личному составу и Отделением Пенсионного фонда по свердловской области со стороны Пенсионного фонда было направлено Соглашение, где определены технические условия: программное обеспечение – VipNet Деловая почта, в качестве Удостоверяющего центра, обеспечивающего выдачу и обслуживание сертификатов ключей подписи, определена компания, находящаяся в г. Уфе, цены, по которым эта компания готова предоставить свои услуги, на порядок выше екатеринбургских. Программное обеспечение VipNet довольно устаревшее, одноканальное, не позволяющее одновременно отправлять и принимать почту. Сотрудничать на таких условиях невозможно, любое сотрудничество должно быть паритетным. Более того, Отделение ПФР в данном Соглашении определило себе контрольные функции: контроль направления архивом ответов на запросы, контроль обновления данных о фондах архива. 

 

Пенсионный фонд в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия самостоятельно запрашивает у других ведомств часть документов, имеющихся в их базах данных, при обращении граждан за распоряжением средствами материнского (семейного) капитала и при регистрации работодателей в системе ПФР. Это информация с официального сайта Отделения ПФР по Свердловской области. На сегодняшний день нет соглашения о межведомственном взаимодействии Отделения Пенсионного фонда по Свердловской области и Управления архивами Свердловской области, Пенсионный фонд отклоняет заключение подобного соглашения. Специалисты Пенсионного фонда отправляют потенциального пенсионера за архивной справкой при этом ему вручается список архивных учреждений, ни списком фондов архива, ни базой данных «Сведения о месте нахождения документов по личному составу муниципальных архивов области», регулярно обновляемыми и предоставляемыми в Отделение Пенсионного фонда по Свердловской области, сотрудники ПФР не пользуются. 

 

Сотрудники Пенсионного фонда часто посещают Государственный архив документов по личному составу с целью истребования архивных документов для проверки полноты и корректности сведений, содержащихся в своих учетных документах. Долгое время сотрудники Пенсионного фонда требовали подписывать акты проверок. Стоило большого труда доказать им, что в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук сотрудники Пенсионного фонда определены как пользователи, проверка – это внутреннее дело Пенсионного фонда, сотрудники архива могут подтвердить только факт выдачи затребованных документов, а ту информацию из архивных документов, которую работники Пенсионного фонда фиксируют в своем акте, сотрудники архива не должны проверять. 

 

Сегодня мы принимаем запросы органов Пенсионного фонда на бумажном носителе, присылаемые нам по почте, особо срочные запросы направляются нам по факсу или по электронной почте. Свои ответы на запросы Государственный архив документов по личному составу направляет в органы Пенсионного фонда по почте. Государственные услуги в электронном виде в настоящее время Пенсионный фонд Российской Федерации предоставляет через единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).

 

Сотрудничество с Пенсионным фондом для нас остается проблемой, т. к. сотрудники Пенсионного фонда пытаются часть своих функций переложить непосредственно на граждан и на архивы. Проблема информационного взаимодействия актуальна не только для архивов, но и для Пенсионного фонда, т. к. его сотрудники регулярно обращаются в архив и истребуют большой объем архивной информации, Пенсионный фонд как никто другой заинтересован в сокращении сроков ожидания граждан. Мы надеемся на взаимопонимание и сотрудничество на паритетных началах.