Доклад на коллегию Управления архивами Свердловской области
Государственное казенное учреждение
Свердловской области
«Государственный архив документов по
личному составу Свердловской области»
С. В. Шипицина
Доклад на коллегию Управления архивами Свердловской области
27 сентября 2013 года
«О предоставлении государственной услуги по предоставлению оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации в ГКУСО «Государственный архив документов по
личному составу Свердловской области»
Пунктом 2 статьи 24 Конституции Российской Федерации гарантировано право граждан на поиск и получение информации, пунктом 4 статьи 29 установлена обязанность органов государственной власти и местного самоуправления обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы. Реализация данных положений – приоритетное направление деятельности архивной службы области. Основное направление деятельности Государственного казённого учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (далее – Архив) вытекает из конституционных норм - обеспечение сохранности документов по личному составу и исполнение запросов социально-правового характера граждан, учреждений, организаций, предприятий, связанных с обеспечением законных прав и интересов заявителей.
Оказание государственной услуги по предоставлению оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется в соответствии с Административным регламентом, утвержденным приказом Управления архивами Свердловской области от 05.03.2013 № 27-01-33/38. Также Архивом по личному составу разработана Памятка по организации работы при исполнении социально- правовых запросов, данное методическое пособие утверждено Методической комиссией Управления архивами Свердловской области (протокол от 30.11.2012 №7).
Государственная услуга предоставляется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени. (Изображение 1)
Результатом предоставления государственной услуги являются:
- архивные справки;
- архивные копии;
- архивные выписки о трудовом стаже и заработной плате, составленные на основании расчетных ведомостей по начислению заработной платы (лицевых счетов), приказов по личному составу, личных дел;
- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы власти и организации.
С каждым годом число запросов ретроспективной документной информации физических и юридических лиц растет. (Изображение 2: Динамика роста СПЗ). На экране представлена динамика роста социально- правовых запросов, начиная с 2000 года, с момента образования архива. Необходимо отметить, что последние три года наблюдается некоторая стабильность в количестве поступающих запросов – порядка 18000 в год.
Поступающие в архив запросы социально- правового характера можно разделить на несколько тематических групп:
- подтверждение трудового стажа,
- сведения о заработной плате,
- сведения о награждении,
- несчастный случай на производстве (Изображение 3).
Заявить о предоставлении государственной услуги граждане могут путем личного обращения, путем направления письменного обращения почтой, путем направления письменного обращения электронной почтой, через электронную приемную на официальном сайте архива, посредством Многофункционального центра, на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Свердловской области. Приоритетным для граждан остается личное обращение. Так, например, за 2012 год официальный сайт Архива посетили 8660 человек, а услугами электронной приемной воспользовались лишь 82 человека. (Изображение 4).
Исполнение большого количества запросов требует четкой организации работы архива, качественного научно-справочного аппарата, профессиональных навыков у сотрудников архива, занимающихся исполнением запросов.
Прием посетителей является первым этапом в работе по исполнению запросов социально-правового характера и требует от сотрудников архива не только определенных человеческих качеств, выдержки и такта, но и профессиональных навыков. При приеме граждан выполняется целый комплекс работ, особенно при обслуживании престарелых и иногородних посетителей: помощь при заполнении, а иногда и заполнение анкеты-заявления, изучение его по существу, проверка научно-справочного аппарата на наличие запрашиваемых сведений, в случае отсутствия запрашиваемых документов, предоставление информации о возможном местонахождении документов, либо письменный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.
Регистрация запросов осуществляется в электронной базе данных «Учет обращений граждан и организаций». При регистрации автоматически происходит проверка за последние три года на повтор введённого значения, и при его совпадении программа предлагает посмотреть список этих запросов. Также архивом разработаны и внедрены в программный комплекс ряд шаблонов документов:
- архивная справка о стаже,
- архивная справка о заработной плате,
- справка об отсутствие документов на хранении,
- справка об отсутствие документов в фонде,
- пересылка по принадлежности (в случае наличия сведений о местонахождении организации),
- письмо заявителю об уточнение сведений.
Внедрение шаблонов позволило значительно сократить сроки подготовки архивных справок. Так, например, в случае отсутствия запрашиваемых сведений ответ заявителю выдается в день обращения. В случае наличия же сведений ответ заявителю предоставляется в установленные законодательством сроки.
В целях организации работы по предоставлению государственной услуги, а также в целях сокращения сроков подготовки архивных справок в архиве ведется база данных «Сведения о наличии и месте хранения документов по личному составу, находящихся на хранении в учреждениях Свердловской области». База данных проста в заполнении и рассчитана на широкий круг пользователей. В базе данных сконцентрирована информация о документах по личному составу, находящихся на хранении в муниципальных архивных учреждениях, архиве и его филиалах.
Архивом также ведется список ликвидированных организаций, не сдавших документы по личному составу на хранение ввиду их отсутствия. Список составляется на основании писем конкурсных управляющих и ликвидирующих организаций.
Архивом ежеквартально проводится мониторинг качества предоставления государственных услуг. Мониторинг проводится по следующим услугам:
- обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним;
- услуга по предоставлению оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
По сведениям, представленным в опросных листах на 01.07.2013, можно сделать следующие выводы:
1. В среднем количество времени ожидания в очереди составляет 6 минут (в 1 квартале – ожидание в очереди составляло 11 минут). Уровень предоставления государственных услуг оценен заявителями 4,95 балла.
2. Предложения граждан по улучшению качества предоставления государственных услуг следующие: смена места нахождения архива в г. Екатеринбурге (желательно центральные районы города), установка кондиционеров в помещении для приема граждан.
В целом, организация работы с гражданами оценивается положительно, профессиональный уровень сотрудников архива оценивается достаточно высоко, в опросных листах граждане часто пишут слова благодарности, примеры вы можете наблюдать на экране. (Изображение 5, 6 – выдержки из опросных листов). Высокое качество работы и профессионализм сотрудников Архива отмечены Почетной грамотой Министерства социальной защиты населения Свердловской области.
Дата публикации: 24 сентября 2014 | Категория: Статьи
Свежие публикации данной категории
21 декабря 2023 «Профсоюзные деятели Свердловской области»
30 ноября 2023 "Первые в СССР" - Архивные ведомости, №11 (269) от 30 ноября 2023 г.
31 октября 2023 "Будущих архивистов нужно увлечь" - Архивные ведомости, №10 (268) от 31 октября 2023 г.
20 октября 2023 На хранении - история предприятий (статья в газете "Ирбитская жизнь" от 20 октября 2023 г.)
13 июля 2023 "Идет поиск: добровольцы из Дегтярска. Кто они?" (статья в газете "За большую Дегтярку" от 12.07.2023 г.)
30 апреля 2023 Статья в газете «Архивные ведомости» № 4 (262)
28 февраля 2023 Статья в газете «Архивные ведомости» № 2 (260)
17 ноября 2022 Статья в газете "За большую Дегтярку" №45 от 16.11.2022
23 сентября 2022 Статья в газете "Карпинский рабочий" 35 (13165) от 31 августа 2022 г.
8 июня 2022 Статья в газете "Архивные ведомости" № 5(251) от 30.05.2022 г