Доклад на коллегию Управления архивами Свердловской области

Государственное казенное учреждение

Свердловской области

«Государственный архив документов по

 личному составу Свердловской области»

 

С. В. Шипицина

 

Доклад на коллегию Управления архивами Свердловской области

 

19 марта 2015 года 

                        

«Итоги работы по предоставлению Государственным казённым учреждением Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» государственных услуг через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Свердловской области и ГБУСО «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг»

 

 

Государственным казённым учреждением Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (далее – Архив) предоставляются следующие государственные услуги: Слайд 1

 

• обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним;
• проведение информационных и научно-практических мероприятий;
• информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• экспонирование архивных документов на выставках;
• использование архивных документов в средствах массовой информации.

 

 

Государственные услуги предоставляются:

 

• в соответствии с Ведомственным перечнем государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными учреждениями Свердловской области в сфере архивного дела в качестве основных видов деятельности, утвержденным приказом Управления архивами Свердловской области № 27-01-33/213 от 25.12.2013;
• в соответствии с государственным заданием архива на текущий год и плановый период, ежегодно утверждаемым приказом Управления архивами Свердловской области;
• на основании административных регламентов предоставления государственных услуг государственными архивами Свердловской области, утвержденных приказами Управлением архивами Свердловской области. Слайд 2

 

Работа по предоставлению государственных услуг через Портал  государственных и муниципальных услуг (функций) Свердловской области (далее – Портал государственных услуг) началась во второй половине 2013 года. Так в 2013 году через Портал государственных услуг запросов не поступило. В 2014 году поступило 7 запросов (1- 1 кв., 5- 3 кв., 1- 4 кв.), в 2015 – 3 запроса. Слайд 3

 

Все запросы граждан, направляемые в архив через Портал государственных услуг, поступают по одной государственной услуге – информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  – и касаются предоставления оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

Заявить о предоставлении государственной услуги граждане могут путем личного обращения, путем направления письменного обращения почтой, путем направления письменного обращения электронной почтой, через электронную приемную на официальном сайте архива, посредством ГБУСО «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – Многофункциональный центр, МФЦ), через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Свердловской области. Архив регулярно информирует граждан о предоставляемых государственных услугах и возможностях их получения. Данная информация размещена на официальном сайте архива, на информационных стендах архива и филиалов. О возможностях предоставления государственных услуг архив информирует граждан и посредством СМИ, так в 2014 году вышло 11 статей в газетах во всех управленческих округах Свердловской области. В 2015 году в феврале вышла 1 статья. Слайд 4

 

В таблице представлена сводная информация о поступлении социально- правовых запросов в 2013- 2015 годах. Слайд 5

 

Год	МФЦ	МФЦ через УАСО	Портал госуслуг	Электронная почта	Электронная приемная сайта	Личный прием	Почта России	Всего СПЗ
2013	8	0	0	266	8	5718	13332	19332
2014	0	10	7	1132	92	6405	8477	16141
2015	0	8	3	281	31	669	1340	2332

 

Глядя на представленные цифры, можно сделать вывод, что приоритетным для граждан остается личное обращение и направление запроса по почте.

 

В архиве оборудован читальный зал, где имеется гостевой компьютер с возможностью выхода на Портал государственных услуг, также есть бесплатный доступ к интернету через Wi- Fi. Кроме того, выход на Портал государственных и муниципальных услуг возможен с официального сайта архива. Таким образом, архивом созданы все условия для предоставления государственных услуг в электронном виде.

 

Об опыте работы с государственным бюджетным учреждением Свердловской области «Многофункциональный центр предоставления государственных (муниципальных) услуг» я докладывала на коллегии в декабре 2013 года. Поэтому я не буду повторять ни цели создания, ни задачи. Слайд 6

 

Сегодня в Свердловской области работает 66 многофункциональных центров, охватывающих 41 муниципальное образование. В 2014 году в многофункциональные центры обратились 1 млн 344 тысячи жителей Свердловской области.

 

Между государственным казенным учреждение Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» и МФЦ 24 мая 2011 года было заключено соглашение о взаимодействии при предоставлении государственных услуг посредством МФЦ. Порядок и условия предоставления государственных услуг определены Регламентом взаимодействия
Государственного бюджетного учреждения Свердловской области «Многофункциональный центр предоставления государственных (муниципальных) услуг» и Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (далее - Регламент). Также Регламентом определен перечень государственных услуг, оказываемых Архивом на базе МФЦ, это:

 

•  выдача справок о подтверждении трудового стажа;
• выдача справок о заработной плате;
• выдача справок об образовании;
• выдача справок о награждении.

 

Данные услуги включены в Перечень государственных услуг, предоставление которых организуется в МФЦ, и утверждены Распоряжением Правительства Свердловской области от 05.07.2012 № 1307-РП, именно эту дату нужно считать началом официальной работы Архива с МФЦ.

 

30.07.2013 соглашение о взаимодействии было расторгнуто в связи с заключением соглашения с органом исполнительной власти Свердловской области в сфере архивного дела – Управлением архивами Свердловской области. Все запросы из МФЦ поступают через Управление  архивами Свердловской области, соответственно и результаты исполнения запросов архивом направляются в Управление архивами Свердловской области.

 

Слайд 7 В 2011 году архивом через МФЦ оказано 3 государственные услуги, в 2012 году – 5, в 2013 – 8.  С 01 августа 2013 года услуги оказываются через Управление архивами Свердловской области, так в 2014 году из Управления архивами поступило 10 запросов МФЦ, в 2015 - 8. Из приведенных цифр видно, что процент услуг, оказываемых посредством МФЦ довольно низкий: 2013 – 0,05%; 2014 – 0,07%; 2015 (январь - февраль) – 0,3% от общего числа оказываемых услуг. Граждане предпочитают обращаться в архив напрямую.

 

Слайд 8 (мои документы)  26 мая 2014 года в рамках пресс-конференции «Оценка качества и доступности государственных услуг» был презентован единый бренд для системы многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг  в стране.

 

Идея создания общего бренда для системы МФЦ принадлежит Председателю Правительства Дмитрию Медведеву, которую он озвучил в декабре 2013 года на селекторном совещании о развитии сети многофункциональных центров государственных и муниципальных услуг.

 

Новое имя бренда МФЦ – «Мои Документы». Под этим именем в 2014 году уже начали открываться новые центры и офисы государственных и муниципальных услуг, а  скоро  начнут работать и действующие отделения по всей стране.

 

Идея единого бренда системы МФЦ заключается в том, что документы нужны людям в важные и значимые моменты их жизни. Первый паспорт, свадьба, рождение ребенка, свое дело или новый дом — в этих ситуациях людям важно без проблем получить нужные им документы и как можно быстрее вернуться к решению текущих жизненных ситуаций. Центры и офисы государственных и муниципальных услуг стремятся быть надежными спутниками человека на протяжении всей жизни, быть рядом и делать процесс получения документов простым и необременительным. Поэтому коммуникационная кампания, сопровождающая ребрендинг, пройдет под слоганом: «На все случаи жизни».

 

Новый МФЦ в Екатеринбурге, который открылся по адресу ул.  Ильича, 17  стал первым многофункциональным центром уральской столицы, открытым под всероссийским брендом «Мои Документы».

 

Сегодня в Свердловской области посредством МФЦ оказывается от 155 до 184 государственных услуг. Губернатором региона поставлена задача — к концу 2015 года должны предоставляться по принципу «одного окна» через МФЦ 100 процентов региональных и муниципальных услуг.

 

По-прежнему самыми востребованными остаются услуги по оформлению заграничных и российских паспортов, регистрации сделок с имуществом и предоставлением сведений по имуществу, оформление кадастровых документов, предоставления земельных участков под индивидуальное строительство.

 

Информация об услугах, предоставляемых архивом, размещена в информационных материалах в помещениях МФЦ, в сети Интернет. Также информацию об услугах можно получить в Центре телефонного обслуживания граждан. Слайд 9 В свою очередь, на официальном сайте архива (в виде постоянной вкладки, которая присутствует на всех страницах сайта), на информационных стендах архива и филиалов размещена информация о возможности получения государственных услуг посредством МФЦ. Таким образом, граждане информированы о возможности получения государственных услуг через МФЦ.